Korrespondenz automatisch erfassen
Archivieren Sie eingehende, ausgehende und auf Wunsch interne E-Mails. Die Erfassung wird passend zu Ihrem Mailfluss und den festgelegten Regeln eingerichtet.
REDDOXX MailDepot · E-Mail-Archivierung
Wichtiges aufbewahren.
Einfach wiederfinden.
Geschäftliche E-Mails zentral aufbewahren und bei Bedarf wiederfinden: REDDOXX MailDepot verbindet automatische Archivierung, Volltextsuche und geregelte Zugriffe. Das Archiv läuft auf Ihrer eigenen Infrastruktur und bleibt vom ursprünglichen Postfach unabhängig.
REDDOXX MailDepot
Zentral archivieren.
Gezielt wiederfinden.
Auch in Anhängen suchen
Die Volltextsuche erfasst E-Mail-Inhalte und textbasierte Anhänge wie PDF-, Word- oder Excel-Dateien. So können Sie ältere Vorgänge gezielt recherchieren.
Unabhängig vom Postfach aufbewahren
Bereits archivierte Nachrichten bleiben im getrennten Archiv erhalten, auch wenn sie im ursprünglichen Postfach gelöscht werden oder das Postfach später entfällt.
Zugriffe regeln und nachvollziehen
Rollen und Berechtigungen steuern den Zugriff auf Archivbestände. Ein Audit-Trail protokolliert Zugriffe und unterstützt die Nachvollziehbarkeit.
Speicher effizient nutzen
Komprimierung und Deduplizierung reduzieren den Speicherbedarf des Archivs. Eine passende Auslagerungsstrategie kann zusätzlich Ihre Mailserver und Postfächer entlasten.
Bestehende Bestände einbeziehen
Import- und Exportfunktionen unterstützen die Übernahme vorhandener E-Mails und die weitere Nutzung Ihrer Archivdaten. Verteilte Bestände lassen sich planvoll zentralisieren.
MailDepot auf Ihrer Infrastruktur
Ihr Archiv.
Unter Ihrer Kontrolle.
Virtuelle Appliance statt Cloud-Pflicht
MailDepot wird als virtuelle Appliance in Ihrer eigenen Infrastruktur betrieben. Unterstützte Mailserver und Microsoft-365-Umgebungen lassen sich über passende Archivierungswege anbinden. NAS, SAN oder virtuelle Datenträger können als Speicher dienen.
In den Arbeitsalltag integriert
Berechtigte Mitarbeitende greifen über den Webbrowser, die Windows-App oder das Outlook-Plugin auf das Archiv zu. Wir klären Mailfluss, Benutzeranbindung, Speicherbedarf und Berechtigungen vor der Einführung.
Typische Einsatzmöglichkeiten
Geschäftswissen bewahren.
Vorgänge nachvollziehen.
Eine ältere Projektkorrespondenz wird benötigt: Berechtigte Mitarbeitende suchen Nachrichten und textbasierte Anhänge im zentralen Archiv, ohne zahlreiche Postfächer einzeln zu durchsuchen.
Postfächer oder Mailserver wechseln: Das vom Mailserver getrennte Archiv bewahrt bereits erfasste Korrespondenz. Migration, Zugriffe und die weitere Erfassung werden vorab geplant.
Aufbewahrung soll nachvollziehbar sein: Gemeinsam stimmen wir Archivierungsregeln, Berechtigungen und Aufbewahrung auf Ihre organisatorischen Vorgaben ab.
Fragen vor dem nächsten Schritt.
Ersetzt ein E-Mail-Archiv das Backup?
Archivierung bewahrt Korrespondenz langfristig und durchsuchbar auf. Ein Backup dient der Wiederherstellung von Daten und Systemen. Beide Aufgaben werden im Gesamtkonzept berücksichtigt.
Kann MailDepot mit Microsoft 365 genutzt werden?
Die Herstellerlösung unterstützt auch Microsoft-365- und hybride Umgebungen. Wir prüfen den passenden Archivierungsweg und die benötigte Mailflusskonfiguration für Ihre Umgebung.
Wie greifen Mitarbeitende auf das Archiv zu?
Der Zugriff ist unter anderem im Webbrowser, über die Windows-App und mit dem Outlook-Plugin möglich. Welche Nachrichten sichtbar sind, richtet sich nach den eingerichteten Berechtigungen.
Was wird vor der Einführung geklärt?
Wir erfassen Mailserver, Postfächer, vorhandene Datenbestände und Speicherbedarf. Archivierungsumfang, Benutzerrechte und Aufbewahrung werden anhand Ihrer Anforderungen festgelegt und dokumentiert.